Chcete použiť podpis overený v zahraničí alebo zahraničný dokument v SR? Nezabudnite na Apostille! Kedy sa vyžaduje a kde ju vybaviť sa dozviete v článku nižšie na Xpravo.eu.

Kedy sa vyžaduje doložka Apostille?

Ak chcete použiť zahraničnú verejnú listinu v Slovenskej republike, táto listina musí prejsť procesom vyššieho overenia zahraničných listín. Tento proces je pomerne zdĺhavý, uskutočňuje sa vo viacerých stupňoch a na viacerých orgánov – viac sa dočítate v článku nižšie.

Preto sa niektoré štáty medzi sebou dohodli, že zrušia požiadavku vyššieho overenia listín na ich použitie v rámci týchto krajín a uzatvorili Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 (ďalej len “Haagsky dohovor”). Slovenská republika takisto pristúpila k Haagskemu dohovoru, a jeho celé znenie je v Oznámení Ministerstva zahraničných vecí SR č. 213/2002 Z. z. o prijatí Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín.

Haagskym dohovorom sa zrušila medzi týmito krajinami dohovoru požiadavka vyššieho overenia (tzv. superlegalizácia). Na osvedčenie hodnovernosti verejnej listiny podľa dohovoru stačí, že orgán na to určený (napr. notár), opatrí takúto listinu jedným zvláštnym osvedčením – doložkou Apostille.

Zmluvné štáty dohovoru a orgány zmluvných štátov vydávajúce doložku Apostille

Dohovor sa vzťahuje na verejné listiny, ktoré boli vyhotovené na území jedného zmluvného štátu a majú sa predložiť na území iného zmluvného štátu.

Všetky zmluvné štáty, vrátane orgánov oprávnených vydávať doložku Apostille nájdete tu: zoznam-statov-a-organov-opravnenych-vydavat-osvedcenia-apostille_xpravo-eu

Čo je to doložka Apostille a ako vyzerá?

Doložka Apostille je osvedčenie, ktoré potvrdí, že notár alebo iný zahraničný orgán, ktorý listinu podpísal, je oprávnený podpísať takúto listinu vystaviť a podpísať, a jeho pečať alebo odtlačok pečiatky na listine je hodnoverný.

Doložka Apostille je jediná náležitosť, ktorú možno požadovať na verejnej listine vydanej v jednom zmluvnom štáte Haagskeho dohovoru na jej použitie v druhom zmluvnom štáte Haagskeho dohovoru.

Apostille sa umiestni priamo na listine alebo na jej nadstavení (tzv. „allonge”) v tejto podobe:

Apostille môže byť v akomkoľvek úradnom jazyku orgánu, ktorý ho vydáva. Názov „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” však vždy musí byť vo francúzskom jazyku.

Na aké verejné listiny sa doložka Apostille umiestňuje?

Doložka Apostille sa v zmysle Haagskeho dohovoru umiestňuje najmä na:

1. 1. listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom („huissier de justice”),

1. 1. správne listiny,

1. 1. notárske písomnosti,

1. úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov (vrátane napr. úradných prekladov).

Kedy sa vyžaduje superlegalizácia listín a nestačí doložka Apostille?

V štátoch, ktoré nie sú zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, nie je postačujúce použiť verejnú listinu opatrenú len doložkou Apostille. Vyžaduje sa konzulárne vyššie overenie verejnej listiny.

Ak sa má slovenská verejná listina použiť v štáte, ktorý nie je uvedený zmluvným štátom Haagskeho dohovoru a naopak, ak sa má v SR použiť verejná listina vydaná štátom, ktorý nie je zmluvným štátom Haagskeho dohovoru, vyžaduje sa konzulárne vyššie overenie (tzv. superlegalizácia).

S týmito štátmi neviaže SR žiadna dvojstranná zmluva a zároveň ani nepristúpili k Haagskemu dohovoru. Listiny na použitie z a aj do týchto štátov podliehajú naďalej procesu superlegalizácie podľa v súlade so zákonom č. 97/1963 Zb. o medzinárodnom práve súkromnom a procesnom.

Zjednodušene ide o troj-krokový postup, kedy napríklad verejnú listinu vydanú orgánmi SR osvedčí príslušný úrad podľa druhu dokladu, po tomto prvotnom osvedčení nasleduje osvedčenie konzulárneho odboru Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky, a napokon doklad osvedčí veľvyslanectvo/konzulát štátu, v ktorom má byť doklad použitý.

Ďalej napríklad postup superlegalizácie justičnej listiny nájdete tu: https://www.justice.gov.sk/Stranky/Nase-sluzby/Medzinarodne-pravo/Overovanie-listin–APOSTILY/Uvod.aspx

V štátoch, s ktorými má SR uzatvorené dvojstranné medzinárodné zmluvy, sa v niektorých prípadoch nevyžaduje ani doložka Apostille ani superlegalizácia.
Ide o tzv. zmluvy o právnej pomoci, ktorých zoznam s uvedením listín, ktorých sa to týka nájdete tu: prehlad-zmluv-o-pravnej-pomoci

Ministerstvo spravodlivosti SR však informuje, že existencia takejto zmluvy nezaručuje, že cudzí orgán nebude vyššie overenie slovenskej verejnej listiny vyžadovať. Preto sa aj v týchto prípadoch odporúča vyššie overenie si zabezpečiť, ak žiadateľ nemá od cudzieho orgánu, ktorému verejnú listinu bude predkladať, jednoznačné vyjadrenie, že vyššie overenie nevyžaduje. Zdroj: https://www.justice.gov.sk/Stranky/Nase-sluzby/Medzinarodne-pravo/Overovanie-listin–APOSTILY/Uvod.aspx

Manuál osvedčovania dokladov – praktické rady a príklady vydalo aj Ministerstvo zahraničných vecí SR:

manual_osvedcovania_dokladov__prakticke_rady_priklady_xpravo-eu
Zdroj: https://www.mzv.sk/cestovanie_a_konzularne_info/overovanie_dokladov-manual_osvedcovania_dokladov__prakticke_rady_priklady