Pri vzniku a činnosti každého podnikateľa vzniká viacero dokumentov – tzv. registratúra, ktorú musí podnikateľ najmä evidovať, spravovať a následne aj vyraďovať. Ak tieto dokumenty spĺňajú podmienky stanovené zákonom, na ich správu musí mať podnikateľ internú smernicu – Registratúrny plán. Viac sa dozviete v článku na Xpravo.eu.

Čo je to vlastne registratúra?

V zmysle zákona o archívoch a registratúrach, registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov (informácií) evidovaných právnickou alebo fyzickou osobou ako pôvodcom registratúry.

Registratúra, zjednodušene povedané, je súbor všetkých informácií a dokumentov, ktoré vznikli z činnosti osoby – teda aj z činnosti firmy.

Aké interné smernice a predpisy upravuje zákon o archívoch a registratúrach?

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len ako “zákon o archívoch a registratúrach“) stanovuje povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty. V tejto súvislosti zákon určuje, kedy je osoba povinná vypracovať nasledovné interné smernice:

1. REGISTRATÚRNY PORIADOK, ktorý upravuje najmä:

• a) evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu, vyraďovanie a prístup k registratúrnym záznamom,
• b) personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
• c) úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry,
• d) používanie pečiatok, zaručeného elektronického podpisu, zaručenej elektronickej pečate a časovej pečiatky.

ALEBO:

2. REGISTRATÚRNY PLÁN, ktorý predovšetkým člení registratúru firmy do vecných skupín (napr. všeobecná správa firmy, mzdy a účtovníctvo, BOZP, vzdelávanie a monitoring zamestnancov, a pod.) a obsahuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov.

Ktoré firmy sú povinné mať Registratúrny plán podľa zákona o archívoch a registratúrach?

Registratúrny poriadok sú povinné mať predovšetkým orgány verejnej moci, právnické osoby zriadené orgánom verejnej moci alebo zákonom, alebo ktorých postavenie upravuje zákon.

Registratúrny plán sú však povinné vypracovať všetky ostatné osoby, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, pričom výsledky ich činnosti nie sú predmetom autorského práva.

V zmysle vyhlášky č. 628/2002 Z. z. trvalú dokumentárnu hodnotu majú nasledovné registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:

Registratúrny plán tak musia vypracovať aj všetky obchodné spoločnosti (vrátane s r. o., a. s.), keďže pri ich činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Samostatne zárobkovo činné osoby (vrátane živnostníkov) nemajú povinnosť vypracovávať registratúrny plán ani registratúrny poriadok.

Ministerstvo vnútra SR vypracovalo orientačnú pomôcku na určenie povinnosti vypracovať Registratúrny poriadok alebo plán:

Zdroj: Internetová stránka Ministerstva vnútra SR: http://www.minv.sk/?sprava-registratury

Ministerstvo vnútra SR zverejňuje na svoje stránke aj vzorový Registratúrny plán a ďalšie potrebné informácie týkajúce sa povinností vyplývaúcich zo zákona: http://www.minv.sk/?sprava-registratury.

Sankcie

Za správny delikt – nevypracovanie Registratúrneho poriadku alebo plánu alebo jeho nepredloženie na posúdenie a schválenie, môže ministerstvo uložiť pokutu až do 3.319,- EUR.

Nielen na vypracovanie registratúrneho plánu je možné využiť pomoc externých firiem a iných odborníkov, ktorí vypracujú interné smernice a predpisy “na mieru” pre konkrétnu firmu.