Interné smernice a predpisy, v oblastiach stanovených právnymi predpismi, môžu byť povinné aj pre Vašu firmu. Nesplnenie tejto povinnosti môže byť sankcionované. V tomto článku na Xpravo.eu sa dozviete, o aké interné smernice ide a či máte povinnosť mať ich vypracované.

Interné smernice a predpisy -legislatíva

Povinnosť, pre niektorých podnikateľov, mať interné smernice a predpisy v určitých oblastiach vychádza priamo zo zákona. Každá firma môže mať povinnosť vypracovať interné smernice a predpisy predovšetkým v nasledovných oblastiach:

Okrem týchto predpisov si každá firma môže vypracovať aj iné interné smernice a predpisy, ktoré jasne určia pravidlá predovšetkým pre jej zamestnancov pri výkone práce. Môže ísť napríklad o interné smernice a predpisy týkajúce sa používania služobných motorvých vozidiel alebo služobných počítačov a telefónov, obliekania sa na pracovisku, používania dochádzkového systému alebo iného softvéru, predpisy na ochranu obchodného tajomstva, pracovné poriadky či smernice o odmeňovaní zamestnancov a iné.

1. REGISTRATÚRA

V zmysle zákona o archívoch a registratúrach je registratúra, zjednodušene povedané, súbor všetkých informácií a dokumentov, ktoré vznikli z činnosti osoby – teda aj z činnosti firmy. V tejto súvislosti zákon určuje, kedy je osoba povinná na správu registratúry vypracovať Registratúrny poriadok alebo plán.

Registratúrny plán musia vypracovať aj všetky obchodné spoločnosti (vrátane s r. o., a. s., v. o. s., k.s. a družstvá), keďže pri ich činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, v zmysle vyhlášky č. 628/2002 Z. z.. Za nevypracovanie registratúrneho plánu môže ministerstvo uložiť pokutu až do 3.319,- EUR.

VIAC informácií o tom, ktoré subjekty sú povinné mať vypracovaný Registratúrny poriadok alebo Registratúrny plán, ako by mali tieto dokumeny vyzerať a aké sankcie hrozia za nesplnenie si tejto povinnosti sa dozviete v príspevku, ktorý sa Vám zobrazí PO KLIKNUTÍ NA TENTO TEXT.

2. OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osoba, ktorá spracúva osobné údaje sa nazýva prevádzkovateľ. Prevádzkovateľom je aj firma, ktorá spracúva osobné údaje svojich zamestnancov, klientov a obchodných partnerov.

Podľa zákona o ochrane osobných údajov má prevádzkovateľ povinnosť mať vypracovanú internú smernicu – BEZPEČNOSTNÝ PROJEKT. Bezpečnostný projekt zdokumentuje bezpečnostné opatrenia, ak prevádzkovateľ spracúva osobitné kategórie osobných údajov (napr. rodné číslo) v informačnom systéme – prepojenom s internetom. Ide napríklad o mzdové systémy, databázy klientov, internetové online-obchody tzv. e-shopy, ale aj také webové stránky – cez ktoré sa platí v sumách EUR prostredníctvom bankami vydaných kariet, atď…

Je teda povinnosťou, napríklad každého prevádzkovateľa internetového obchodu – e-shopu alebo online obchodu, mať vypracovaný Bezpečnostný projekt! Úrad na ochranu osobných údajov môže uložiť pokutu až do výšky 200.000,- EUR za nevypracovanie Bezpečnostného projektu.

Téma ochrany osobných údajov je rezonujúca hlavne posledné roky. Kto presne má povinnosť vypracovať Bezpečnostný projekt, aké sankcie mu možno uložiť a ešte viac k tejto téme sa dočítate v príspevku po KLIKNUTÍ NA TENTO TEXT.

3. BEZPEČNOSŤ a OCHRANA ZDRAVIA pri PRÁCI (tzv. BOZP)

Oblasť Bezpečnossti a ochrany zdravia pri práci sa týka všetkých zamestnávateľov, ktorí sú povinní zaistiť BOZP, aj vydávaním pokynov, interných predpisov a smerníc.

Predovšetkým v zmysle zákona o Bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci je zamestnávateľ povinný vypracovať rozsiahlu dokumentáciu na úseku BOZP. Ide najmä o Koncepciu politiky BOZP; Zoznam prác zakázaných tehotným, dojčiacim ženám a mladistvým; Interný predpis o zabezpečovaní pitného režimu; Evidenciu pracovných úrazov, atď.. Inšpektorát práce môže za porušenie povinností podľa zákona o BOZP uložiť pokutu až do výšky 100.000,- EUR.

Aké všetky interné smernice, predpisy, evidencie a zoznamy je na úseku BOZP povinný vypracúvať, dodržiavať a aktualizovať zamestnávateľ sa dozviete v príspevku PO KLIKNUTÍ NA TENTO TEXT.

4. PROTIPOŽIARNA OCHRANA

Protipožiarnu dokumentáciu upravuje najmä Zákon o Požiarnej ochrane, vrátane vyhlášky Ministerstva vnúta SR č. 121/2002 Z. z. o požiarnej prevencii v platnom znení.

Vo svojich priestoroch sú podnikatelia, aj na úseku protipožiarnej ochrany povinní zabezpečiť pomerne rozsiahlu dokumentáciu, ktorú tvorí napr. požiarny poriadok, požiarne poplachové smernice, evakuačný plán, požiarna kniha, doklady o kontrole požiarnych zariadení, dokumentácia o školení zamestnancov, atď.

Viaceré z povinností však môže podnikateľ splniť len prostredníctvom alebo v súčinnosti s technikom požiarnej ochrany. Pokuta Riaditeľstva Hasičského a záchranného zboru za nesplnenie povinností môže dosahovať výšku až 8.298,- EUR.

Viac informácií o konkrétnej potrebnej dokumentácii na úseku protipožiarnej ochrany a aké sankcie hrozia za nesplnenie si týchto povinností sa dočítate v príspevku na Xpravo.eu PO KLIKNUTÍ NA TENTO TEXT.

5. OZNAMOVANIE PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI

6. LEGALIZÁCIA PRÍJMOV Z TRESTNEJ ČINNOSTI

Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov definuje tzv. povinné osoby, ktoré majú povinnosť vypracovať Program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii. Program vlastnej činnosti musí mať aj podnikateľ, ak vykoná obchod v hodnote 15.000,- EUR (jednotlivo alebo na seba nadväzujúce obchody).

Za nevypracovanie Programu vlastnej činnosti môže Finančná spravodajská jednotka uložiť pokutu až do výšky 165.969,- EUR.

7. ÚČTOVNÍCTVO

Účtovná dokumentácia je pomerne rozsiahla a závisí od spôsobu účtovania – jednoduché a podvojné účtovníctvo; či od rozsahu účtovníctva účtovnej jednotky – malé, stredné a veľké podniky. Okrem zákona o účtovníctve je upravená aj v platných postupoch účtovania.

Medzi hlavné dokumenty, ktoré tvoria účtovnú dokumentáciu, patrí napr.: dokument o systéme vedenia jednoduchého alebo podvojného účtovníctva, hlavná kniha, evidencia majetku a zásob, dokumenty o inventarizácii, atď..

Viac o účtovnej dokumentácii ale aj o tom ako sa účtovníctvo delí z makro- a mikro-ekonomického hľadiska, sa dozviete na Xpravo.eu PO KLIKNUTÍ NA TENTO TEXT.